5 herramientas para organizar tus tareas y optimizar tu tiempo

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¿Alguna vez has sentido que lo urgente reemplaza lo importante? No solo vos lo sentís, todos hemos dudado de nuestras capacidades por no cumplir con todas las tareas a tiempo, pero no tenés la culpa. Desde las tareas sin delegar, las notas que perdiste de una reunión, hasta la reunión que cancelaste porque chocaba con otra “más importante”; todo, es parte de un mismo problema, falta de organización.

Personas con muchas responsabilidades como vos, suelen sentir que deben hacer todo solas y que nunca van a olvidar sus tareas de la semana. Sin embargo, nadie logra el éxito sin un poco de ayuda, y no solo hablamos de tu equipo de trabajo, también de herramientas que te permitan organizar tus tareas y optimizar tu tiempo.

Por ello, te compartimos las 5 herramientas digitales que te permitirán organizar tus tareas y optimizar tu tiempo.

¿Qué te parece tener una libreta de notas que no se perderá en tu bolso o por no darle guardar antes de apagar tu laptop? Esta, es solo una de las funciones que tiene Evernote para facilitar tu organización todos los días.

herramientas optimizar tiempo

Es una herramienta online a la que podrás acceder desde cualquier dispositivo, y que además, te permite compartir cualquiera de tus notas con los involucrados. De igual forma, podés crear el formato de nota que más te convenga; como una lista de tareas, brainstorming de ideas, agrega fotografías, bocetos o cualquier recurso necesario para completar tus ideas, y lo más importante ¡No perderlos u olvidarlos!

Podés usar su versión gratuita, que también te permite bajar una versión offline para no depender de la conexión a Internet.

Probablemente ya lo conozcás, o al menos has escuchado de una de las más útiles herramientas que te ofrece Gmail. Es un calendario online, que no solo guardará tus citas o reuniones importantes, igualmente, podrás incluir otros usuarios a esos eventos y así confirmar su asistencia.

Incluso, este calendario te avisará si las reuniones que estás programando chocan entre sí, y te mandará una notificación minutos antes para que no olvidés moverte de sala o a otro edificio. Pero eso no es todo, al sincronizarlo con el calendario de tu móvil, cada mañana podrás ver tus reuniones o tareas del día.

La mejor parte, es totalmente gratis y sin complicaciones, solo necesitás abrir una cuenta de correo Gmail y ¡Listo!

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¿Quién no ama las listas? No solo hacen que todo sea más ordenado, también, te permiten ir completando grandes proyectos con pequeñas tareas. Las usamos para todo, tu lista del supermercado o de regalos para Navidad; de alguna forma, siempre resultan ser el formato de preferencia para no olvidar las tareas asignadas.

Por ello, Todoist es una herramienta que consideramos ideal para las tareas laborales y personales. Además, posee una interfaz diseñada para no tener más distracciones y cumplir con todas las asignaciones. Así mismo, podrás revisar tu historial de productividad y asignar niveles de urgencia a cualquiera de tus proyectos.

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También, está disponible en versión de no paga y se adapta a diferentes dispositivos. Esta plataforma te puede ayudar a terminar tu tesis, planear una boda o terminar con tus responsabilidades diarias con la secuencia y tiempo que necesités.

No hay peor tiempo perdido que el que perdemos visitando a alguien, solo para compartir un documento. Ya no es necesario utilizar una USB o cargar 1gb en el correo durante dos horas; Dropbox, ha venido a solucionar este problema. Esta plataforma te permite subir carpetas de archivos y compartirla con quien los necesite, se actualizan en tiempo real y se sincroniza con todos tus dispositivos.

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¿Pero cómo lo comparto con alguien que no use Dropbox? Podés compartirlo con quien querás y sin necesidad de que esa persona utilice la herramienta. Otra de sus grandes cualidades, es que podés respaldar videos, fotografías o archivos. Así, sin importar si se pierde o daña tu móvil, tendrás acceso a todo con tu cuenta de Dropbox.

La versión gratis cuenta con limitaciones de espacios, pero según tus necesidades podrás contratar un paquete corporativo o pro.

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¿Tu mayor reto es optimizar tu tiempo? Con Toggl podrás hacerlo, es una herramienta que te permite medir el tiempo que invertís en cada proyecto o tarea. También, te genera un análisis y recomendaciones para organizar tus tareas de forma más efectiva.

No hay forma de mejorar un proceso, si no lo medís. Por ello, esta plataforma permitirá que detectés las fallas que tu equipo o vos están teniendo, y darte pautas para reasignar tareas.

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